0. Innleiing

HMT-systemet til Stord kommune skal bidra til, og leggja føringar for, HMT-aktivitet i heile kommunen for å oppnå kommunen sine HMT-målsetjingar.

HMT-systemet skal fremja eit forbetringsarbeid i kommunen innan:

  • Arbeidsmiljø og tryggleik
  • Førebygging av helseskade eller miljøforstyrringar frå produkt eller forbrukartenester
  • Vern av det ytre miljø mot forureining og ein betre handsaming av avfall 

(Forskrift om systematisk helse- miljø og tryggleiksarbeid i verksemder)

HMT arbeid har fokus på forbetring. Det skal vera løysingsorientert og synleg i alle ledd i organisasjonen.

1. Lover og forskrifter

HMT lovverket regulerer vårt arbeid med å skapa trygge, helsefremmande og meiningsfylte arbeidsplassar for våre tilsette.

HMT leiar er ansvarleg for årleg oppdatering av oversikt over lover og forskrifter. Eventuelle nye krav i lover og forskrifter, eller endringar i lovverk, skal meldast til einingane via Personalnytt og deretter gjerast kjend i einingane. Einingane skal ha kjennskap til gjeldande regelverk for sitt arbeid.

På Arbeidstilsynet sine nettsider, vil ein kunna lesa tekst, kortversjonar, bestilla m.m.:

www.arbeidstilsynet.no

Oversikt over sentralt regelverk som er gjeldande for Stord kommune, finn ein her: http://www.regelhjelp.no/no/Lenker-regelverk/?bransjeid=7981&kategoriid=-1

I denne oversikta vil ein finna lenkjer til Lovdata sitt oppslagsverk.

2. Kva er systematisk HMT-arbeid i Stord kommune?

Å ha systematisk tilnærming til HMTarbeid krev kjennskap hjå alle tilsette. All systematikk byggjer på same grunnstein, og er henta frå internasjonal standardar for arbeidsmiljø og kvalitet. Planlegg– Utfør—Føl opp—Forbetra, PUFF (Demings forbetringssirkel).

HMTarbeid i einingane skal byggja på dette prinsippet, og hovudmålsetjing er å førebyggja skader på tilsette, brukarar, materiell og miljø.

For å oppnå målsettinga om eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø, har Stord kommune etablert system for kartlegging, registrering og risikovurdering av all aktivitet. Mykje av arbeidet vårt er rutinearbeid, medan anna skjer meir der og då. Eigen tryggleik skal alltid vurderast som første prioritet.

Systemet er lagt opp for å trygga arbeidsmiljøet, og det er dei tilsette sitt ansvar, jfr Arbeidsmiljølova § 2-3, å retta seg etter dei tiltak som vert sett i verk samt bidra til godt arbeidsmiljø gjennom handling og haldning.

Krav til HMT er gjeldande for alle tilsette og innleigde arbeidstakarar som utfører arbeid for Stord kommune.

2.1 Opplæring i systematisk HMT

Opplæring i HMT er regulert av Arbeidsmiljøloven. Arbeidstakar skal til ei kvar tid vera informert om arbeidet som vert utført utgjer risiko for helseskade, og tiltak som er sett i verk for å førebyggja dette.

HMT-leiar er ansvarleg for planlegging, gjennomføring og overordna registrering av HMT-opplæring. Einingsleiar er ansvarleg for registerføring innafor eigen eining.
Alle verneombod, leiarar med personalansvar og AMU-medlemer med sine vara, skal ha 40 timars grunnopplæring i Arbeidsmiljø. Alle tilsette med fag- og personalansvar skal ha inngåande kjennskap til HMT-regelverk innafor sitt fagområde, og vera godt kjend med Stord kommune og eininga sitt HMT-system.

Kvart 2. år (partalsår) arrangerer Stord kommune i samarbeid med bedriftshelsetenesta 40-timars grunnopplæring i arbeidsmiljø. Alle nye leiarar og verneombod har krav om kurs, men også leiarar og verneombod med kurs som er eldre enn 5 år vert oppmoda til å delta.

Årleg skal det haldast HMT-kurs der målgruppa er verneombod og tilsette med personalansvar. Innhald i HMT-kurs kan variere, men skal minimum innehalde:

  • Endringar i HMT-lovverk siste år
  • Gjennomgong av HMT-system i Stord kommune
  • Repetisjon av oppslagsverk i HMT-regelverk
  • IA-arbeid
  • Det skal førast register over innhald i HMT-opplæring, namn og stilling til tilsette som har gjennomført opplæring.

Medlemer i AKAN-utval og varslingsgruppa skal ha relevant opplæring.

3. Compilo

Compilo er Stord kommune sitt elektroniske system for HMT og kvalitet. I Compilo finn ein alle overordna planar, samt rutinar og prosedyrar for førebygging og handtering av arbeidsoppgåver som kan innebere risiko for skade.

Alle tilsette skal ha tilgong til Compilo, og rutinar og prosedyrar knytt til det systematiske HMT-arbeidet, finn ein i mappa for HMT. Her vil ein og finna HMT-mappa til den enkelte eining.

3.1 Compilo som HMT-system

Alle tilsette skal ha tilgong til Compilo. Rutinar og prosedyrar knytt til det systematiske HMT-arbeidet, finn ein i mappa for HMT. Her vil ein og finna HMT-mappa til den enkelte eining.

Compilo vert nytta til registrering og handtering av avvik, uynskte hendingar og forbetringsforslag. Det er også mogleg å nytta Compilo til varsling etter AML § 2-4.

Compilo er ikkje eit arkiv, og skal ikkje nyttast til lagring av sensitivt materiell.

3.2 Tilgang og opplæring i Compilo

Alle tilsette skal ved tilsetjing ha naudsynt tilgong og opplæring i bruk av Compilo. Det skal med jamne mellomrom, og ved førespurnad, leggjast til rette for bedriftsintern opplæring. Til opplæringa skal det inngå ei forklaring av ulike omgrep i HMT-arbeidet, herunder kva me meinar med eit avvik, uynskte hendingar og forbetringsforslag.

4. Målsetting for HMT-arbeidet

Eit målretta, systematisk HMT- arbeid er avhengig av presis målsetjing.

Stord kommune skal gjennom aktivt HMT arbeid sørgja for trivsel og tryggleik for sine tilsette. Det skal vera eit gjennomgåande arbeid for å redusera kommunen sin eigen påverknad på ytre miljø gjennom tiltak knytt til avfallshandtering, energibruk, utslepp med meir. Kommunen skal framstå som ein miljø-kommune og bidra til miljøtiltak i einingane.

Gjennom systematisk HMT arbeid vil Stord kommune aktivt arbeida for:

  • Eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø for alle tilsette
  • Minst mogleg påverknad på ytre miljø
  • Kontinuerleg forbetring av HMT arbeid i einingane

AMU fremjar forslag til målsetting for HMT-arbeidet til Driftsstyret.

 

4.1 Delmålsetting 2017-2019

AMU foreslår delmål som vert vedteke av DST.

Stord kommune skal arbeida med HMT for å nå desse delmåla dei neste 2 åra:

H – Helse

  • Reduksjon i totalt sjukefråvær til 7,5 % gjennom vidareføring av IA-avtalen, tett oppfølging av sjukemeldte og god dialog med leiarane. Alle sektorar skal innan 2019 ha eit sjukefråvær som er 10 prosent lågare enn samanlikna med resultat i 2016.
  • Alle leiarar i kommunen skal ha gjennomgått eller gjennomgå opplæring i arbeid med HMT og sjukefråvær

M – Miljø, arbeidsmiljø og ytre miljø

  • Alle einingar skal innan 2019 vera sertifisert som Miljøfyrtårn, herunder fastsette eigne mål for påverknad på ytre miljø
  • Medarbeidarundersøkinga skal følgjast opp i heile organisasjonen

T – Tryggleik

  • Alle einingar skal minimum årleg gjennomføra vernerunde og risikovurdering av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø i tråd med føringar i HMT/miljøfyrtårn årshjul
  • Alle einingar skal fastsetja årlege HMT mål. Oppfølging av måltal vert rapportert i månadleg HMT-rapport
  • Alle einingar skal utarbeida eigen handlingsplan med tiltak for å oppnå HMT-målsettingane
  • Alle einingar skal registrera Avvik, Uynskte hendingar og Forbetringsforslag, AUF, i Compilo tilsvarande tal årsverk i eininga, overordna målsetting er 500 registrerte avvik, uynskte hendingar eller forbetringsforslag

5.1 Ansvar for HMT

HMTsystemet er lagt opp i samsvar med § 5 i HMTforskrifta, og kapittelinndeling svarar til punkt 1-8. Punkt 4-8 krev dokumentasjon på gjennomførte aktivitetar. All HMTaktivitet skal dokumenterast i einingane og synast fram ved behov.

Rådmannen i Stord

har overordna ansvar, medan einingsleiarane har ansvar for sine einingar. HMTleiar er rådmannen sin utførar i det praktiske arbeidet med HMT i organisasjonen.

Einingsleiar

har delegert ansvar for at eininga har HMTsystem, at systemet fungerer og er revidert. Kapittel 9 omtalar HMTarbeidet på einingsnivå nærare.

Einingsleiar har ansvar for at eininga har:

  • Oversikt over gjeldande HMT lovverk i eininga
  • HMTsystem som er tilpassa eininga
  • Konkrete mål for HMT og ytre miljø
  • Oversikt over organisasjonen
  • Rutine for involvering av dei tilsette
  • Gjennomføra HMTrutinane
  • System for handsaming av leverte avvik i eininga
  • Handlingsplan for HMT

Dei tilsette

HMT-arbeid i kommunen skal i størst mogleg grad inkludera og vera synleg for dei tilsette. Arbeidstakar har medverknadsplikt i verksemda sitt HMTarbeid (Arbeidsmiljøloven § 2-3).

Verneombod

Verneombod i Stord kommune er sentral i HMT arbeidet innafor sitt verneområde. Kommunen er delt inn i 52 verneområde. Verneombodet sitt arbeid er regulert i Arbeidsmiljølova § 6, og skal koordinerast av eitt hovudverneombod som har koordineringsansvar. 

5.2 Arbeidsgjevar

Som arbeidsgjevar meinast tilsette i Stord kommune som har eit, etter delagasjonsreglementet, personalansvar for andre tilsette. Arbeidsgjevar er ansvarleg for at Arbeidsmiljølova med tilhøyrande forskrifter til ei kvar tid vert fulgt innafor eige ansvarsområde.

Rådmannen er HMT-ansvarleg, og delegerer til einingsleiarane som skal syta for:

  • at arbeid blir planlagt og utført i samsvar med eininga sine interne instruksar, prosedyrar, lover og føresegner
  • at arbeidsmiljøet blir underlagt løypande kartlegging og vurdering
  • at tilhøve som er i strid med instruksar og reglar vert registrert som avvik og handsama etter gjeldande rutinar
  • at alvorlege ulukker snarast blir meld til strategisk leiing, HMT-leiar og HVO. Desse har ansvar for melding til Arbeidstilsynet og eventuelt politiet
  • at det ved skader eller ulukker vert skrive skademelding til NAV og til kommunen sitt forsikringsselskap, jamfør §11 i Hovudtariffavtalen.

5.3 Arbeidstakar

Med arbeidstakar meinast tilsette i Stord kommune som er satt til å gjera eit arbeid i kommunens teneste (jfr arbeidsmiljølova § 1-8). Som arbeidstakar har ein medverknadsplikt i HMT-arbeidet slik arbeidsmiljølova § 2-3 syner. Det vil seia at arbeidstakar skal:

  • Medverke ved utforfming, gjennomføring og oppfølging av kommunen sitt systematiske helse, miljø og tryggleiksarbeid. Arbeidstakar skal vidare delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet og aktivt medverke til gjennomføring av dei tiltak som vert sett i verk for å skapa eit godt og trygt arbeidsmiljø
  • Bruke påbudt verneutstyr, vise aktsemd og elles medverka til å hindra ulukker og helseskader
  • Straks underretta arbeidsgjevar og verneombodet, og om naudsynt, andre kollegaer når arbeidstakaren vert merksam på feil eller manglar som kan medføra fare for liv og helse, og vedkomande ikkje sjølv kan retta på forholdet
  • Avbryta arbeidet dersom ein meinar det ikkje kan fortsetja utan fare for liv eller helse
  • Sørge for at arbeidsgjevar eller venreombodet vert underretta så snart arbeidstakar blir kjend med at det førekjem trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen
  • Melde frå til arbeidsgjevar dersom arbeidstakar vert skadd i arbeidet eller pådrar seg sjukdom som ein meinar har sin grunn i arbeidet eller forhold på arbeidsstaden
  • Medverke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplanar ved heilt eller delvis sjukefråvær
  • Delta i dialogmøte etter innkalling frå arbeidsgjevar

Arbeidstakar som har til oppgåve å leia eller kontrollera andre arbeidstakarar (til dømes avdelingsleiar, koordinatorar, formenn mm), skal påsjå at omsyn til tryggleik og helse vert ivaretatt under planlegging og utføring av dei arbeidsoppgåver som høyrer under eige ansvarsområde.

5.4 HMT-leiar

HMT-leiar har ansvar for oppdatering og vidareføring av det systematiske HMT-arbeidet.

Funksjon som HMT-leiar er lagt til Personalgruppa med kontrollfunksjon og skal vera ressurs for einingane som rådgjevar og pådrivar for HMT-arbeidet. HMT-leiar har ansvar for informasjon og opplæring ved vesentlege endringar i HMT-lovverk.

5.5 Hovudverneombod

Kommunen har 52 verneområde med tilhøyrande verneombod som vert valt for 2 år om gongen.

Hovedverneombodet skal m.a. (jfr. Arbeidsmiljølova § 6)

  • samordna verneomboda sitt arbeid
  • vera kontaktledd mellom verneombod / arbeidstakarar / leiing
  • informera om det systematiske arbeidet med HMT i kommunen

HVO skal involverast i følgjande saker:

  • HMT-rutinar og HMT-system
  • Omorganisering i kommunen
  • Interne byggjesaker på tidlegast mogleg tidspunkt
  • Avviksmeldingar
  • Arbeidsmiljøutvalet
  • Arbeidstilsynet sine tilsyn
  • Samarbeid med bedriftshelsetenesta

5.6 Verneombod

Verneombodet representerer alle tilsette i sitt verneområde, og arbeider etter Arbeidsmiljølova § 6. Verneomboda skal sjåast som kommunen sin viktigaste ressurs i einingane for samarbeid om eit kontinuerleg HMT fokus.

Det skal veljast verneombod i kvart einskild verneområde. Verneombodet skal veljast for 2 år, men det kan vera ein fordel for einingane om VO også vil stå lengre enn denne perioden.

Arbeidsområdet til verneombod:

  • ta del i vernerundar på eininga
  • medverka til at tiltak vert gjennomførte
  • på eige initiativ ta opp saker som er viktige for dei tilsette si helse, tryggleik og trivsel
  • kan stoppa arbeid/stengja arbeidsplassar dersom tryggleiksomsyn gjer det naudsynt
  • ta saker opp med næraste overordna i lineorganisasjonen
  • ta eventuelt saker opp med HVO som fører saka vidare i organisasjonen

Oversikt over verneområde er vedlagt HMT-systemet.

5.7 Bedriftshelseteneste

Kommunen har avtale med MEDCO BHT om leveranse av bedriftshelseteneste i perioen 2017-2021. Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum inngår avtale med bedriftshelseteneste for fire år om gongen, med opsjon på to år.

Det er utabreida eigne rutinar for bruk av bedriftshelseteneste. Desse finn ein i Compilo.

5.8 Utval som handterar HMT-saker

(Partssamansatte utval som handterer arbeidsmiljøsaker)

5.8.1 Arbeidsmiljøutvalet

Arbeidsmiljøutvalet, AMU, er Stord kommune sitt øvste organ i HMT-saker. Arbeidet til AMU er definert i arbeidsmiljølova § 7. AMU er samansett av likt tal representantar frå arbeidsgjevar og arbeidstakar, og det er fire frå kvar. Alle har personleg vara. I tillegg er HMT-leiar og representant frå bedriftshelsetenesta fast medlem, men utan stemmerett. Leiar i AMU har to stemmer.

Det skal haldast minimum 4 møter i året. Leiarvervet skiftar mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar, og det skal veljast leiar og nestleiar for to år om gongen. For perioden 2016-2018 er det arbeidsgjevar som har leiarvervet.

 

5.8.2 Driftsstyret

Driftsstyret, DST, sine oppgåver og ansvarsområde går fram av politisk reglement og retningsliner for Stord kommune. DST er kommunen sitt partssamansette utval etter kommunelova § 25.

DST har avgjerdsmynde i saker som gjeld forholdet mellom kommune som arbeidsgjevar og dei tilsette, dersom myndet ikkje er tillagt andre organ eller saka sin karakter tilseier at kommunestyret skal ha avgjerdsmynde.

5.8.3 HMT-lag

Stord kommune har 4 HMT-lag som rapporterar til AMU. HMT-lag er sett saman av likt tal representantar frå arbeidsgjevar og -takar. Minimum skal dette vera 3 representantar for arbeidsgjevar og 3 for arbeidstakar. HMT-lag har delegert ansvar for å gjennomgå alt innafor sitt område. HMT-lag kan heva saker til AMU. Alle referat frå HMT-lag er referatsak i AMU.

HMT-lag handsamar følgjande saker innafor sitt område:

  • Gjennomgå avvik
  • Gjennomgå sjukefråvær-statistikk og IA målsettingar
  • Gjennomgå kartleggingar, yrkeshygieniske målingar og anna arbeid gjennomført av bedriftshelsetenesta
  • Gjennomgå vernerundar og risikovurderingar sidan sist
  • Fokus på HMT tema for komande og gjennomført periode

HMT-leiar er ansvarleg for utsending av innkalling, saksliste og overordna saksdokument, medan koordinerande leiar er møteleiar. HMT-lag skal ha minimum 4 møter i året, og møteplan og HMT-tema er definert i HMT årshjul.

5.8.4 Attføringsutvalet

Attføringsutvalet skal handsama personsaker der tilrettelegging for arbeidstakar med redusert arbeidsevne vert vurdert. I dette utvalet sit HMT-leiar, personal- og organisasjonssjef og to hovudtillitsvalde. Utvalet er for tida samorganisert med stillingsgruppa.

Målsetjinga med attføringsutvalet er å effektivisera arbeidet med bedriftsintern attføring for sjukemelde i kommunen. Utvalet skal ta stilling til eventuell omplassering i saker der tilsette med helsemessig årsak treng eit alternativt arbeid.

5.9 HMT årshjul

HMT årshjul regulerer felles HMT aktivitetar for einingane. Årshjulet er vegleiande for gjennomføring av kartlegging og risikovurdering av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø, samt ytre miljø. Aktivitetane skal gjennomførast innan kvart tertial, og rapporterast til HMT-lag via HMT-leiar etter gjennomføring.

Eininga sitt HMT-lag skal ha kopi av gjennomført kartlegging og risikovurdering.

HMT årshjul er publisert i Compilo, og skal vera tilgjengeleg for alle einingsleiarar og eventuelt andre delegerte roller.

 

6. Kartlegging og risikovurdering

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter.
§5 punkt 6:
“Virksomheten skal kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene”
Skal dokumenterast skriftleg

Stord kommune har som målsetnad at alle einingar skal gjennomføra risikovurdering og utarbeida rullerande handlingsplanar for kontinuerleg forbetring på HMT. Til dette arbeidet er det utarbeida HMT årshjul som regulerer tema og HMT-aktivitet gjennom heile året.

Ei systematisk tilnærming til risikobiletet er ein føresetnad for arbeidet.

Alle einingsleiarar får kurs i HMT arbeid, herunder risikovurdering. Eigne kurs for risikovurdering vert halde på initiativ frå einingane eller HMT-organisasjonen dersom ein ser det som naudsynt.

6.1 Vernerunde

Det skal gjennomførast vernerunde for kvart verneområde i eininga. Verneområdet skal vera klart definert, og det er verneombodet for kvart område som skal delta på vernerunden.
Det skal årleg gjennomførast kartlegging av følgjande miljøfaktorar:

  • Innemiljø, herunder støy og vibrasjonar, luftkvalitet, temperatur og belysning
  • Kjemikaliehandtering
  • Ergonomi
  • Førstehjelp
  • Tryggleik
  • Systematisk HMT
  • Orden, reinhald og hygiene, herunder smittevern og sanitærforhold
  • Psykososialt miljø *

*Psykososialt arbeidsmiljø vert kartlagt annakvart år via medarbeidarundersøkinga.

Det vil vera ulikt behov for fagpersonar som kan vera med på ei vernerunde. Som hovudregel er einingsleiar og verneombod gjennomførar. Når det gjeld skular og barnehage, skal foreldre- og elevrepresentant inviterast. Ved behov, kan følgjande roller oppmodast til deltaking:

  • Brukarrepresentant
  • Fagpersonar i kommunen, for eksempel HMT-leiar, driftsoperatør, skulehelsetenesta, repr. frå utviklingsgruppa
  • Ved særskild behov, representant frå bedriftshelsetenesta

HMT årshjul definerer område som skal vera gjennomgått til ei kvar tid. Omfanget av runden vil variera etter kor stor risiko det er for helseskade på arbeidsplassen. Årshjulet legg opp til 3 vernerundar med ulikt tema per år.

Det er utarbeida sjekklister for dei ulike miljøfaktorane. Sjekklistene er felles for arbeidstakar og brukar av tenesta, og sjekkpunkta treng ikkje vera relevant for alle verneområde. Sjekklistene finn ein i Compilo, og det skal fyllast ut for dei aktuelle tema i vernerunden saman med oppdatering av handlingsplanen.

Ferdig utfylte sjekklister og handlingsplan dannar grunnlag for årleg HMT-rapport og skal rapporterast i HMT-lag innan 1.mars kvart år.

6.2 Risikovurdering

Det skal gjennomførast risikovurdering for kvar miljøfaktor som er vurdert å utgjera mogleg helserisiko i eininga. Risikovurderinga skal gjennomførast i eininga av leiar og minimum 2 representantar for dei tilsette. Dersom eininga har avdelingsleiar, skal desse og delta. Me oppmodar einingane til å ha ei representativ gruppe deltakarar.

Følgjande miljøfaktorar skal vurderast:

  • Innemiljø, herunder støy og vibrasjonar, luftkvalitet, temperatur og belysning
  • Kjemikaliehandtering
  • Ergonomi
  • Førstehjelp
  • Tryggleik
  • Systematisk HMT
  • Orden, reinhald og hygiene, inkludert smittevern og sanitærforhold
  • Psykososialt miljø *

*Psykososialt arbeidsmiljø vert kartlagt annakvart år via medarbeidarundersøkinga.
Det vil vera ulikt behov for fagpersonar som kan vera med på ei risikovurdering. Følgjande roller kan oppmodast til deltaking:
Brukarrepresentant, for eksempel FAU, elevrådsformann, pasientombod
Fagpersonar i kommunen, for eksempel HMT-leiar, driftsoperatør, helsesøster, repr. frå utviklingsgruppa
Ved særskild behov, representant frå bedriftshelsetenesta

HMT årshjul definerer område som skal vera gjennomgått til ei kvar tid. Omfanget av vurderinga vil vera varierande etter kor stor risiko det er for helseskade på arbeidsplassen. Årshjulet legg opp til 3 analysar per år med ulikt fokus.
Det er utarbeida sjekklister for dei ulike miljøfaktorane. Sjekklistene er felles for arbeidstakar og brukar av tenesta, og sjekkpunkta treng ikkje vera relevant for alle verneområde. Vernerunde må vera gjennomført før risikovurderinga.

Risikovurdering skal dokumenterast i Compilo.

7.1 Intern varsling (varsel om kritikkverdige forhold) etter AML §§ 2-4, 2-5 og 3-6

I Stord kommune er det ønskjeleg at tilsette seier frå dersom dei får kjennskap til kritikkverdige forhold. Varslingsrutina til kommunen finn ein i Compilo. Det er oppretta ei varslingsgruppe som skal samlast dersom ein ser det naudsynt. Det kan vera etter at saka er forsøkt løyst med næraste leiar og overordna leiar i førekant.

Ei varsling kan vera anonym, men det oppmodast til å vera open. Dette gjer at varslinga lettare kan etterforskast. Alle varslingar vert handsama konfidensielt og uten at namn vert offentleggjort. Stord kommune sikrar dei tilsette som varslar mot gjengjelding, som nemnd i Arbeidsmiljølova § 2-5.

Døme på kritikkverdige forhold som skal varslast til arbeidsgjevar:

  • Mistanke om økonomisk kriminalitet
  • Brot på teieplikt
  • Alvorlege avvik i høve leiar
  • AUF-meldingar som ikkje vert handsama tilfredsstillande

7.2 Registrering av avvik, uynskte hendingar og forbetringsforslag (AUF)

All registrering av avvik, uynskte hendingar og forbetringsforslag (AUF) skal gjerast i Compilo. Som hovudregel skal den tilsette sjølv registrere AUF, men dersom dette ikkje er mogleg, kan meldinga gjevast til verneombod eller næraste leiar for registrering. Compilo skil på registrering av eit nesten-uhell og ulukke/skade og påverknad mot ytre miljø.

Definisjon av AUF:

Avvik, A:

Eit avvik er registrering av ei hending som bryt med internt og nasjonalt regelverk. Det kan til dømes vera ei hending som resulterer i skade på menneske, miljø eller materiell.

Uynskt hending, U:

Ei uynskt hending eller nestenuhell er registrering av ei hending som har potensiale til å bli eit avvik og føra til skade på menneske, miljø eller materiell dersom ein ikkje set i verk tiltak.

Forbetringsforslag, F:

Eit forbetringsforslag skal vera registering av tiltak føreslått med mål om å førebyggja ulukker, redusera påverknad på ytre miljø eller negativ påverknad på materiell eller brukarar. Alle einingar skal utarbeide eit system for mottak og handtering av forslag.

8. Miljøfyrtårn

Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifikat for verksemder som ønskjer å dokumentera sin miljøinnsats og syna samfunnsansvar. I Stord har ein lenge hatt vedtak om å vera Miljøfyrtårn-kommune, og det har gjort det mogleg for verksemder lokalisert i kommunen å bli sertifisert. Innan 2019 skal kommunen sjølv vera sertifisert.

Stord kommune har som målsetting å vera Miljøfyrtårn. Kommunen arbeider i perioden 2017-2019 med sertifisering etter hovudkontormodellen. Hovudkontoret er definert som rådhuset, og einingane elles er anten definert saman med andre i same lokasjon, eller som einskild eining.

Stord kommune skal aktivt arbeida for å fremja miljøvenlege tiltak med mål om lågast mogleg påverknad på ytre miljø. Som sertifisert Miljøfyrtårn oppfyller alle einingar i kommunen kriterier fastsett av stiftinga Miljøfyrtårn og gjennomfører tiltak for ei meir miljøvenleg drift og godt arbeidsmiljø.

8.1 Overordna målsetting

Gjennom systematisk miljøleiing skal kommunen fremja miljøtiltak innan:

Innkjøp

  • Stille krav til og etterspør leverandørar om miljøsertifisering
  • Fortrinnsvis handle produkter med miljømerking, til dømes Svanemerket, Debio, Fairtrade Norge med fleire

Det er utarbeida eigen bærekraftvegleiar for innkjøp ved offentlege anskaffingar. Stord kommune skal i størst mogleg grad velja anerkjente merkeordningar ved val av leverandør.

Det er utarbeida innkjøpsvegleiar for IKT, bygg/anlegg og eigedom, bærekraftig innkjøp ved offentlege anskaffingar med meir. Oversikt finn du her http://www.miljofyrtarn.no/2015-11-18-23-56-21/innkjøp

HMT

Som Miljøfyrtårn har kommunen sagt at me driv eit målretta forbetringsarbeid for førebygging av arbeidsrelaterte helseskader og sjukdomar, jamleg kartlegging og risikovurdering av fysisk og psykososialt arbeidsmiljø og elles anna HMT-aktivitet med mål om eit trygt og forsvarleg arbeidsmiljø.

Her finn du nyttige lenkjer til aktuelle artiklar og organisasjonar: http://www.miljofyrtarn.no/2015-11-18-23-56-21/arbeidsmiljø

Alle einingar skal fastsetja eigne målbare mål for HMT, og inkludera dei i eininga sin handlingsplan.

Transport

Dei tilsette i Stord kommune skal ved alle høve gjera ei miljøvenleg vurdering av eigen aktivitet. I høve transport, gjeld det å redusera køyrelengd til eit minimum, unngå flyreiser om mogleg og i størst mogleg grad velja miljøvenleg transport. Ved innkjøp av bilar i teneste, skal nye bilar (personbil, gruppa M1) vurderast etter følgjande modell:

  1. El-bil
  2. Hybridbil
  3. Bensin/diesel bil med lågast mogleg utslepp av CO2 og NOx

Nybilveljar bør nyttast ved innkjøp eller leasing av ny bil.

Der det vert sett på som hensiktsmessig, bør ein etterstreba å halda interaktive møter. Det er tilrettelagt for Skype-møter og fleire lokasjonar har tileigna rom for dette dersom møtet har fleire deltakarar.

Alle einingar skal fastsetja eigne målbare mål for reduksjon av utslepp av CO2 og NOx gjennom reduksjon i transport.

Avfall

Stord kommune si satsing for reduksjon av avfall skal bidra til meir effektiv og optimalisert ressursbruk. Avfallspyramiden illustrerer prioriteringane i norsk avfalsspolitikk og EUs rammedirektiv for avfall. Det gir eit bilete av korleis kommunen sin avfallspolitikk er prioritert.

Alle einingar skal fastsetja eigne målbare mål for reduksjon av avfall, auka sorteringsgrad og auka gjenbruk.

Nyttig lenkje til fagstoff og artiklar knytt til avfall og gjenvinnging (http://www.miljofyrtarn.no/2015-11-18-23-56-21/avfall)

8.2 Miljøfyrtårnansvarleg

Som MFansvarleg i eining eller på lokasjon, ligg det til grunn eit særskild ansvar for oppfølging av aktivitetar fastsett i HMT/Miljøfyrtårn-årshjul samt dokumentasjon av krav i Miljøfyrtårnportalen. Naudsynt opplæring skal giast til dei tilsette som har denne rolla, og det er ein føresetnad at ein nyttar naudsynt tid til arbeidet.

Me skil mellom MFansvarleg for hovudkontoret, og MFansvarleg for eining/lokasjon. Alle einingar og lokasjonar som har vedtak om sertifisering skal utpeika ein MFansvarleg, normalt einingsleiar, nestleiar eller verneombod.

MFansvarleg for hovudkontoret

I Stord kommune er hovudkontoret definert som rådhuset, og inneber alle einingar med lokasjon rådhuset. MFansvarleg for hovudkontoret skal ha gjennomført internkonsulentopplæring i regi av stiftinga Miljøfyrtårn og vera godkjend internkonsulent for hovudkontor. Denne rolla er tildelt HMT-leiar i kommunen.

I tillegg til oppgåver som nemnd under for MFansvarleg, skal ansvarleg for hovudkontoret sørgje for system for kontinuerleg forbetring og rapportering på krav som skal dekkjast av hovudkontoret.

Hovudoppgåver for MFansvarleg for hovudkontor:

  1. HMT/Miljøfyrtårn årshjul
    1. Etablering og oppdatering
    2. Ansvar for oppfylling av krav tildelt hovudkontoret
  2. Motivering og komepetanse i organisasjonen
    1. Sørge for tilstrekkeleg opplæring og kompetanse for MFansvarleg for eining/lokasjon
  3. Arrangere og gjennomføre årlige samlingar (HMT/miljødag) for leiarar, tillitsvalde og verneombod
  4. Internkonsulent for alle MFansvarlege i kommunen
  5. Vera kommunen sin kontaktperson i spørsmål om miljøfyrtårn
  6. Halde informasjon i miljøfyrtårnportalen oppdatert
  7. Utarbeide forslag til kommunen sine miljømålsettingar og handlingsplan i rådmannens framlegg til budsjett- og økonomiplan

MFansvarleg for eining/lokasjon

Nokre lokasjonar innehar fleire einingar. Ved desse lokasjonane, skal det tildelast eit ansvar til ein person for heile lokasjonen/bygget.

Hovudoppgåver og – ansvar:

  1. Leia miljøarbeidet 1.Planlegg, informer og gjennomfør miljøtiltak
    1. Førebu, gjennomføra og følgja opp sertifiseringa
    2. Vera eininga/lokasjonen sin ressursperson på miljø
    3. Tett dialog med MFansvarleg for hovudkontor, og sørgje for etterleving av miljøleiinga i det overodna HMT-system
  2. Årleg klima- og miljørapport
    1. Lage utkast til årleg klima- og miljørapport innan frist
    2. Presentere klima- og miljørapport for eininga sitt HMT-lag
  3. Bidra til miljøretta tiltak i eininga/lokasjonen som inkluderer tilsette og brukarar
  4. Etablere miljøgruppe beståande av 2-4 personar
    1. Gjennomføre møte minimum 2 gonger i året med føremål å gjennomgå aktivitetar, status på HMT/Miljøfyrtårn-årshjul

 

9. Overvaking og gjennomgang av systemet

”Virksomheten skal foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt” (HMT-forskrifta § 5-8)
Skal dokumenterast skriftleg

Overordna HMT system skal gjennomgåast av ei intern revisjonsgruppe beståande av personal-/organisasjonssjef, hovudverneombod og HMT-leiar. Revisjonsgruppa rapporterer til AMU. Revisjon skal gjennomførast kvart år i samarbeid med BHT.

HMT systemet vert sett på som eit levande dokument, og kan endrast med vedtak i AMU dersom ein ser det naudsynt. Gjeldande rutinar og prosedyrar knytt til det førebyggjande HMT-arbeidet, kan reviderast utan vedtak i AMU.

Avvikshandteringa i kommunen skal bidra til auka fokus på utfordringar og feil med HMT systemet. Det er ein føresetnad at Compilo vert nytta til slike avvik.

AMU kan invitera einingar til kvart møte, som orienterer om eige HMT-arbeid. Målsetjinga for dette er å minska ”avstanden” mellom AMU og einingane, samstundes som einingsleiar får eit høve til å legga fram det ein faktisk arbeider med og er oppteken av i eiga eining når det gjeld HMT.

HMT leiar har ansvar for årleg rapport til AMU. Årsrapporten til AMU skal m.a. innehalda oversikt over HMT arbeidet i dei enkelte einingane.

10. HMT på einingsnivå

Alle einingar skal ha eit eige HMT-system tilpassa eininga si drift. Kapittel 10 omtalar krav til eininga sitt HMT-system, og underkapittel er knytt til hovudkapittel i det overordna HMT-systemet.

10.1 Lover og forskrifter

Einingsleiar skal i samarbeid med VO vurdera kva som er aktuelle lover og forskrifter for eininga, og gjera innhaldet kjend og tilgjengeleg for alle tilsette.

Einingsleiar skal gjera seg kjend i lovverket og dei tilhøyrande forskrifter. Slik kunnskap vil skapa grunnlag for å kunna førebygga og avdekka avvik / uønska hendingar. Forskrifter vil også gje innspel til krav som skal settast i verk.

10.2 Kva er systematisk HMT-arbeid i eininga? Krav til samarbeid.

I einingane skal det etablerast følgjande arena for medverknad og drøfting mellom leiing og tilsette:

  • Møte mellom einingsleiar og VO/tillitsvalde – minimum 2 per år
  • Personalmøter med HMT som tema innleiingsvis i kvart møte
  • Medarbeidarsamtale
  • VO/tillitsvalde skal delta i prosjekt ved nybygg/ombygging, omstilling og utvikling.

Kommunen ser det som viktig at tilsette vert involvert i det kontinuerlege HMT arbeidet i kvar eining. Einingsleiar skal sørgja for at alle får naudsynt opplæring i høve utført risikovurdering og krav i gjeldande lover og forskrifter. Vidare er det eit prinsipp i alt HMT-arbeid at saker skal løysast på lågaste nivå, og at me tek med i prosessen dei tilsette/representantar som saka gjeld. Ved årleg gjennomgang av HMT-systemet og informasjon om nytt innhald / evt. nye forskrifter skal hovudverneombod, verneombod og tilsette medverka.

10.3 Compilo – opplæring og tilgong

Eininga skal sørgja for at tilsette får naudsynt opplæring og tilgong i Compilo. Dersom ein tilsett ikkje har data-tilgong, skal det lagast ei rutine for melding av AUF via verneombod eller næraste leiar.

10.4 Målsetting for HMT-arbeidet

Mål for HMT-arbeid, ut over det som er vedteke i Driftsstyret som overordna, skal utarbeidast saman med representant for tilsette.
Måla skal vera SMARTe, Spesifikke, Målbare, Aksepterte, Realistiske og Tidsbegrensa.

Alle HMT-mål skal inkluderast i eininga sin handlingsplan. Det er vedteke eigne mål for sjukefråvær, resultat på medarbeidarundersøking og tal AUF som eininga må integrera i handlingsplan.

10.5 HMT-organisering i eininga

I kvar eining skal det koma fram korleis eininga er organisert med tanke på fordeling av ansvar, oppgåver og mynde som gjeld HMT.
Einingsleiaren gjev melding til HVO og HMT-leiar ved val av nytt verneombod.

Samarbeid med bedriftshelsetenesta ver koordinert av HMT leiar, og aktivitet vert gjennomgått kvartalsvis. Einingane kan på eige initiativ ta kontakt med MEDCO bht for tinging av tenester.
Avtalen vår med MEDCO bht er ein rammeavtale, der lovpålagte helsekontrollar er inkludert. Det vil seia at tenester utanom dette blir fakturert etter vedlagde prisliste. Tenester i denne kategorien vert fakturert direkte til einingane.

10.6 Kartlegging og risikovurdering

Metode for kartlegging og risikovurdering er nemnd i kapittel 6 i HMT systemet. Desse dannar grunnlag for eininga sine førebyggjande HMT-aktiviteter.

10.7 Registrering og handtering av AUF (avvik, uynskte hendingar og forbetringsforslag)

Det er ei overordna målsetting at alle tilsette minimum leverer eitt AUF per to år. Dette er eit mål som gjeld for heile kommunen, og det er basert på eit gjennomsnittstal. Det vil seia at ein kan forvente eit høgare tal i einskilde einingar med stort risikobilete.

Det er ikkje mogleg å levere AUF-meldingar skriftleg, dei skal registrerast i Compilo. Dersom tilsette ikkje har tilgong, eller tilstrekkeleg opplæring, skal det registrerast av verneombod, kollega eller næraste leiar.

Alle AUF skal handterast av næraste leiar i første omgong. Dersom næraste leiar ikkje kan setja inn tiltak utan vidare avklaring, kan AUF sendast vidare oppover i organisasjonen. Dersom ei melding ikkje vert handtert innan gitte fristar, vil meldinga automatisk verta sendt vidare i organisasjonen. Den tilsette som har meldt AUF, kan alltid følgje dette. Lokalt verneombod vil motta kopi av AUF-meldingar som gjeld sitt verneombråde. HMT-leiar og hovudverneombod har full lesetilgong, og skal gjera seg kjend med avvik som vert registrert.

AUF-meldingar vert rapportert jamleg til HMT-lag og AMU.

10.8 Miljøfyrtårn

Alle einingar skal registrerast i Miljøfyrtårnportalen, og skal sertifiserast i tråd med rulleringsplan i kommunen.

Einingar som er planlagt, eller er sertifisert, skal følgja aktivitetar i HMT/Miljøfyrtårn-årshjul i Compilo. Dette regulerer blant anna årleg klima- og miljørapport for eininga. Denne skal leverast i portalen, av miljøfyrtårnansvarleg i eininga.

10.9 Overvaking og gjennomgang av systemet

Einingsleiar er ansvarleg for eigne rutinar og prosedyrar i Compilo. Det skal alltid lagast revisjonsdato og -ansvarleg på desse.